Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit – wir gehen für Sie ans Telefon.
Ihr Premium-Telefonsekretariat sichert die telefonische Erreichbarkeit Ihres Unternehmens, auf Wunsch rund um die Uhr an allen Tagen des Jahres. Sie genießen damit maximale Flexibilität, denn Sie können damit jederzeit Anrufe in Ihr persönliches Telefonsekretariat umleiten.
Gemäß der zuvor individuell mit Ihnen vereinbarten Abläufe erfasen wir zuverlässig das Anliegen des Anrufers, erteilen nach Möglichkeit erste Auskünfte und kündigen bei Bedarf einen Rückruf an. Selbstverständlich nehmen wir gerne auch (sofern Ihrerseits erwünscht) Bestellungen von Kunden auf, notieren die Daten von Interessenten oder stellen besonders wichtige Anrufe zu Ihnen durch.
Sofern Sie einen telefonischen Notdienst anbieten, übernehmen wir gerne auch die Koordination eingehender Notdienst-Anrufe. Die Abläufe für Notdiensteinsätze stimmen wir ganz individuell mit Ihnen ab. Sie legen zunächst fest, was als Notfall anzusehen ist und wie darauf reagiert werden soll. Denkbar wären z. B. eine Benachrichtigung an einen speziellen Notdienst-Ansprechpartner oder die direkte Weiterleitung des Anrufers dorthin. Auf Wunsch erfragen wir vom Anrufer vorab bereits fallspezifische Angaben, die wir Ihnen dann ebenfalls zur Verfügung stellen.
Wenn Sie wechselnde Ansprechpartner im Notdienst haben oder mehrere Notdienste parallel betreiben, stellen wir Ihnen für eine effektive Notdienstkoordination ein gesondertes Verwaltungstool zur Verfügung. Mit diesem können Sie ganz einfach ihre vorhandenen Notdienste anlegen und auch die Notdienstmitarbeiter zeitlich den einzelnen Notdiensten zuordnen. So wird sichergestellt, dass eingehende Anfragen thematisch korrekt zugeordnet werden und auch den zuständigen notdiensthabenden Mitarbeiter erreicht.
Wir beraten Sie in allen Fällen gerne persönlich und sprechen alle Abläufe mit Ihnen ab.
Ihr Premium-Telefonsekretariat verursacht nur einen Bruchteil der Kosten von zusätzlich eingestelltem eigenem Telefonpersonal. Dennoch sind Sie für jede geschäftliche Situation bestens vorbereitet, insbesondere auch bei hohem Anrufaufkommen.
Neben der geringen Grundgebühr für die Bereitstellung des Telefonsekretariates wird nur die tatsächliche Nutzung berechnet. Für Sie fallen also keine zusätzlichen Kosten an, falls Sie Ihr Telefonsekretariat einmal nicht auslasten. Und im Gegensatz zum eigenen Personal brauchen Sie sich bei Ihrem Telefonsekretariat auch keine Sorgen über Personalplanung, Urlaubszeiten, Krankheit oder andere kurzfristige Personalausfälle zu machen.
Sie verfügen über ein stets im Hintergrund erreichbares Team an Mitarbeitern, die auch gerne mehrere Gespräche gleichzeitig entgegennehmen. Das bedeutet für Sie mehr Flexibilität zu wesentlich geringeren Kosten.
Da das Premium-Telefonsekretariat nach den zuvor mit Ihnen abgestimmten Abläufen agiert, können Sie Ihre innerbetrieblichen Prozesse in vielen Bereichen optimieren. Das verbessert nicht nur das Kundenerlebnis, sondern entlastet auch Ihre Mitarbeiter.
- Kundenbesuch vor Ort? Schalten Sie doch einfach mal Ihr Mobiltelefon aus - Ihr Telefonsekretariat kümmert sich um Ihre eingehenden Anrufe!
- Einfach mal in Ruhe nachdenken oder ein wichtiges Angebot erstellen? Kein Problem!
- Spontane Teambesprechung? Ihre Kunden erreichen trotzdem einen Ansprechpartner!
- Krankheitsbedingte Engpässe oder spontan einen freien Tag ermöglichen? Auch das wird wesentlich einfacher!
Mit dem Premium-Telefonsekretariat stellt Sie das alles vor keine Herausforderung mehr, da Ihre Kunden dennoch stets einen Ansprechpartner am Telefon erreichen können.
Dank der sofortigen Benachrichtigung haben Sie auf Wunsch dennoch alle eingehenden Anfragen im Blick und können notwendige Rückrufe auf einen passenden Zeitpunkt verlegen. Wichtig auch: Sie selber entscheiden, wen Sie wann und in welcher Reihenfolge zurückrufen. So unterscheiden Sie Wichtiges von Unwichtigen und steigern insgesamt Ihre Produktivität. Gleichfalls profitieren Sie von einer erhöhten Flexibilität bei Ihren betrieblichen Abläufen.
Durch die qualifizierten Gesprächsnotizen aus Ihrem Premium-Telefonsekretariat sind Sie zudem bereits bestens auf das Gespräch vorbereitet.
Immer persönlich
Die Persönliche Beratung und Abstimmung mit unseren Kunden nimmt im Premium-Telefonsekretariat einen besonders hohen Stellenwert ein. Für alle Belange stellen wir Ihnen daher einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite, der Ihnen jederzeit in allen Belangen rund um Ihren Telefonservice gerne behilflich ist. Ihr persönlicher Ansprechpartner übernimmt für Sie gerne die Einrichtung des Telefonsekretariates, stimmt die Abläufe mit Ihnen ab und tauscht sich bei Bedarf auch während der laufenden Zusammenarbeit regelmäßig mit Ihnen aus.
Unser Ziel ist es, dass der Telefonservice Ihnen einen dauerhaften Mehrwert bringt. Da sich Anforderungen in dynamischen Betrieben durchaus ändern, passen wir daher auch regelmäßig die Abläufe im Premium-Telefonsekretariat den geänderten Anforderungen an. Auch der regelmäßige interne Austausch zwischen Ihrem persönlichen Ansprechpartner und unserem Team tragen dazu bei, dass wir uns sehr schnell mit unseren Kunden identifizieren und im gemeinsamen Sinne agieren. Unser Ziel ist es daher, eine ideale Balance aus Berücksichtigung der Anruferinteressen, der Auftraggebervorgaben und den Möglichkeiten im Telefonsekretariat zu finden.
Wir sprechen Qualität – unser Qualitätsversprechen.
Ihre Kunden haben ein Anliegen und wünschen, dass dieses auch erhört wird. Jeder persönliche Dialog „von Mensch zu Mensch“ ist daher eine Möglichkeit, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Im Gegensatz zu einer Bandansage oder einem Anrufbeantworter kann ein Mensch zuhören, auf den Anrufer eingehen und dem Anrufer auch eine Lösung anbieten.
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind besonders engagiert, freundlich und strahlen gerne auch ein hörbares Lächeln aus. Sie vermitteln Ihrem Anrufer die Gewissheit, dass sich jemand um sein Anliegen kümmert. Nach Möglichkeit erteilen wir im Erstgespräch auch Standardauskünfte von Ihren hinterlegten FAQ und bieten für alle anderen Anliegen gerne ein Rückruf an.
Unserem Team von erfahrenen Telefonisten ist bewusst, dass Sie uns Ihr wertvollstes Gut anvertrauen: Ihre Kunden. Ein repräsentativer und angepasster Umgangston am Telefon ist uns daher besonders wichtig.
Unsere Mitarbeiter haben ein Gespür für die richtigen Worte, denn es macht durchaus einen Unterschied, ob man für einen kleinen Handwerksbetrieb, eine große Rechtsanwaltskanzlei, ein IT-Startup oder z. B. für ein Beerdigungsinstitut Anrufe entgegennimmt.
Wir beachten bei der Gesprächsführung sowohl die Belange Ihres Anrufers, als auch Ihre individuellen Vorgaben als Auftraggeber. Nur so fühlen sich Ihre Kunden gut betreut (und haben einen positiven Eindruck von Ihrem Telefonservice) und auch Sie sind mit dem Ergebnis der Anrufbearbeitung zufrieden.
Die Qualität des Premium-Telefonsekretariates ist nicht nur hörbar, sie zeigt sich auch im Umgang mit den uns anvertrauten Daten. Auf die Regelungen der neuen EU-DSGVO haben wir uns daher bestens vorbereitet.
Wir schließen auf Wunsch mit jedem Auftraggeber einen gesonderten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung. Dieser regelt den Umgang mit allen personenbezogenen Daten innerhalb des Telefonsekretariates. Als unser Auftraggeber sind Sie damit auf der sicheren Seite.
Als Ihr Premium-Telefonsekretariat können Sie sich auch in Punkto Datenschutz zu 100 Prozent auf unser Qualitätsversprechen verlassen. Die Regelungen der neuen DSGVO halten wir strikt ein:
- Alle von uns erhobenen Daten speichern und verwalten wir rechtskonform.
- Wir bieten eine sichere IT-Infrastruktur und transparente Prozesse, die alle Anforderungen der DSGVO erfüllt.
- Anfragen von betroffenen Personen beantworten wir schnell und nach den gesetzlichen Vorgaben.
Grundsätzlich bedeutet die Verordnung für Sie als Unternehmen vor allem eine umfangreiche Dokumentationspflicht und Rechenschaftspflicht beim Erheben und Verarbeiten personenbezogener Informationen. Der von uns angebotene Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung regelt alle wesentlichen Punkte.
In einem persönlichen Gespräch erläutern wir Ihnen gern näher, wie Sie unsere Dienste als Telefonsekretariat datenschutzkonform und ohne datenschutzrechtliche Bedenken in Anspruch nehmen können. Rufen Sie uns einfach an oder nutzen Sie unser Kontaktformular.