Alle Leistungen in der Übersicht

Die Mitarbeiter im Premium-Telefonsekretariat agieren stets nach Ihren individuellen Vorgaben.

Hierfür bieten wir zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten. Anpassungen und Ergänzungen sind jederzeit möglich, so dass wir uns auch komplexeren Anforderungen stellen können.


Eine Übersicht unserer Leistungen:

Konditionen Starter Business
Ohne Einrichtungsgebühren [mehr Info]
Ohne Mindestumsatz / Ohne Vertragslaufzeit [mehr Info]
Online-Sofortfreischaltung [mehr Info]
Service / Erreichbarkeit Starter Business
Gesprächsführung deutsch / englisch [mehr Info]
24/7 - Erreichbarkeit
(inkl. Wochenende / Feiertage) [mehr Info]
Individualisierung Starter Business
Persönliche Meldeformel [mehr Info]
Individueller Abwesenheitsgrund [mehr Info]
Wieder erreichbar ab... [mehr Info]
Individuelle Anweisungen hinterlegen [mehr Info]
Nachrichten für VIPs hinterlegen [mehr Info]
Firmenangaben hinterlegen [mehr Info]
Eigene Begrüßungsansage [mehr Info]
Wartemusik wählbar [mehr Info]
Benachrichtigung Starter Business
Sofortinfo per E-Mail / Messenger (kostenlos) [mehr Info]
Sofortinfo per SMS oder Telefax [mehr Info]
Sofortinfo per Pushover [mehr Info]
Online-Nachrichtenhistorie [mehr Info]
Onlineservice Starter Business
Onlinekonfiguration aller Einstellungen [mehr Info]
Notdienstverwaltung (optional) [mehr Info]
Mitarbeiterverwaltung bei Firmen [mehr Info]
Unser Serviceversprechen Starter Business
Persönlicher Ansprechpartner für alle Anliegen [mehr Info]
Jederzeitige Vertragskündigung zum nächsten Werktag möglich [mehr Info]

Ohne Einrichtungsgebühren

Die Anmeldung und Einrichtung eines Zugangs zum Premium-Telefonsekretariat ist für Sie kostenfrei. Ihr persönlicher Ansprechpartner in unserer Kundenbetreuung bespricht mit Ihnen alle Ihre Wünsche und richtet den Telefonservice nach Ihren Vorgaben für Sie ein.


Ohne Mindestumsatz / Ohne Vertragslaufzeit

Wir bieten Ihnen maximale Flexibilität. Ihr Vertrag für das Premium-Telefonsekretariat hat keine Mindestvertragslaufzeit, Sie können den Vertrag zudem jederzeit zum nächsten Werktag kündigen. Es gibt auch keine Mindestumsätze. Sie zahlen also neben der Grundgebühr nur die Gespräche, welche auch tatsächlich im Premium-Telefonsekretariat angenommen wurden.

Sie entscheiden selber, ob und wie viele Anrufe Sie in Ihr Sekretariat umleiten. Eine Verpflichtung zur Umleitung gibt es selbstverständlich nicht.


Online-Sofortfreischaltung

Die Bestellung eines neuen Zugangs zum Premium-Telefonsekretariat können Sie jederzeit über unsere Homepage vornehmen. Bestellen Sie einfach online und schon in nur wenigen Minuten können Sie unseren Telefonservice nutzen. Direkt nach der Onlinefreischaltung stehen hierfür zunächst bis zu 10 Anrufe zur Verfügung, die dauerhafte Freischaltung erfolgt unmittelbar nach Bestätigung Ihres Kundenauftrages.


Gesprächsführung deutsch/englisch

Eingehende Anrufe nehmen wir auf (Hoch-)Deutsch entgegen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verständigen sich gerne auch auf Englisch mit Ihren Anrufern. Andere Sprachen unterstützt unser Team nicht.


24-Stunden-Erreichbarkeit (inkl. Wochenende/Feiertage)

Mit dem Premium-Telefonsekretariat sind Sie jederzeit für Ihre Anrufer persönlich erreichbar. Eingehende Anrufe können Sie rund um die Uhr zu uns weiterleiten -  365 Tage im Jahr. Insbesondere für Notfallhotlines wird die Erreichbarkeit auch an hohen Feiertagen (Weihnachten, Silvester, Ostern usw.) in Verbindung mit unserem Weiterleitungsservice gerne genutzt.

In wirklich dringenden Fällen werden solche Notfallanrufe direkt zum hinterlegten Ansprechpartner weitergeleitet. Die Definition von Notfällen und die daraus resultierenden Abläufe werden mit Ihnen abgestimmt.


Persönliche Meldeformel

Sie sagen uns, wie wir uns am Telefon melden sollen. Am besten hinterlegen Sie für Ihr Telefonsekretariat die gleiche Meldeformel, die Sie üblicherweise auch bei Ihnen selber verwenden.


Individueller Abwesenheitsgrund

Um möglichst individuell auf Ihre Anrufer eingehen zu können, können Sie uns angeben, warum Sie gerade nicht erreichbar sind. Diese Information wird bei Bedarf an den Anrufer weitergegeben. Systemseitig können Sie (sofern Sie mehrere Ansprechpartner/Mitarbeiter hinterlegt haben) für jeden Ansprechpartner einen individuellen Abwesenheitsgrund hinterlegen (ggf. auch ergänzt um die Abwesenheitsdauer und der Angabe des jeweiligen Vertreters).

Sollte kein spezifischer Ansprechpartner vom Anrufer verlangt werden, greifen wir zur Gesprächsführung auf den von Ihnen vorgegebenen "allgemeinen Abwesenheitsgrund" zurück.


Wieder erreichbar ab...

Damit der Anrufer abschätzen kann, ab wann er ungefähr mit einer Rückmeldung rechnen kann (oder ab wann er ggf. nochmals anrufen kann), können Sie bei uns hinterlegen, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Diese Information wird dann bei Bedarf an den Anrufer weitergegeben.


Individuelle Anweisungen hinterlegen

Jedes Unternehmen hat andere Abläufe und Wünsche. Unser Telefonservice passt sich daher Ihren Anforderungen an. Ihre individuellen Anweisungen hinterlegen Sie ganz einfach im Online-Kundenlogin oder besprechen diese mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner in der Kundenbetreuung.


Nachrichten für VIPs hinterlegen

Erwarten Sie einen wichtigen Anruf und möchten für diese Person eine Nachricht hinterlassen? Kein Problem! Mit den VIP-Nachrichten können Sie für bestimmte Anrufer Notizen hinterlassen, die wir dann gerne für Sie weitergeben. Alternativ können Sie für VIP-Anrufer auch alternative Handlungsanweisungen hinterlegen, z. B. dass der VIP zu Ihren durchgestellt werden soll.


Firmenangaben hinterlegen

Fragen z. B. nach Ihrer Anschrift, zu Ihren Öffnungszeiten und Ihren Kontaktdaten können von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt beantwortet werden, sofern Sie uns diese Informationen in den Firmenangaben hinterlegen. Dies entlastet Sie zusätzlich von Standardanfragen, da meist kein Rückuf Ihrerseits bei solchen "einfachen" Anfragen nötig ist. Selbstverständlich erhalten Sie trotzdem auch für solche Anrufe eine Gesprächsnotiz.


Eigene Begrüßungsansage

In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, dem Anrufer vor der Weiterleitung zu einem Mitarbeiter eine Begrüßungsansage vorzuspielen. Dies kann aus Gründen einer akustischen Corporate Identity oder auch aufgrund eines schwer auszusprechenden Firmennamens sinnvoll sein.

Sofern Sie eine eigene individuelle Begrüßungsansage für Ihr Premium-Telefonsekretariat wünschen, können Sie diese wahlweise selbst erstellen und anliefern oder uns mit der Ansagenerstellung beauftragen. Bei einem eingehenden Anruf im Premium-Telefonsekretariat wird zuerst die Ansage wiedergegeben, erst danach erfolgt die Weiterleitung des Anrufers zu unseren Mitarbeitern.


Wartemusik wählbar

Sollte das Anrufaufkommen die Anzahl der im Premium-Telefonsekretariat vorhandenen Mitarbeiter überschreiten, so kommt automatisch eine Warteschleife zum Einsatz. Für diesen Fall wählen Sie für Ihr Telefonsekretariat einfach Ihren bevorzugten Wartemusiktitel aus unserem Angebot aus.

Bis zur persönlichen Annahme des Anrufers wird dann Ihre ausgewählte Musik gespielt. Auf Wunsch integrieren gerne wir auch Ihre individuelle Wartemusik (idealerweise die Gleiche, die auch bei Ihnen lokal zum Einsatz kommt). Beachten Sie bei der Anlieferung eigener Musik, dass diese frei von Rechten Dritter sein muss.


Sofortinfo per E-Mail / Messenger (kostenlos)

Über neue Anrufe und Nachrichten informieren Sie immer unmittelbar informiert. Die Benachrichtigung erfolgt standardmässig per E-Mail. Diese Form der Benachrichtigung ist zudem kostenlos. Sofern Sie eine mobile Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone bevorzugen, so können Sie sich die Benachrichtigungen auch über die "Pushover"-App übermitteln lassen. Die Benachrichtigung via Pushover ist ebenfalls kostenlos (aktuell fällt lediglich einmalig eine Gebühr von ca. 5 Euro bei Lizenzierung der App über den jeweiligen App-Store an / Stand Oktober 2017).

Die Benachrichtigung via Pushover ist übrigens ideal für Notdienstmitarbeiter: Sie können für diese Benachrichtigungsform nämlich unterschiedliche Prioritäten festlegen. Bei sehr dringenden Anliegen kann der Alarm innerhalb festgelegter Grenzen solange automatisch wiederholt werden, bis dieser vom Notdienstmitarbeiter in der APP quittiert wurde.

Die Benachrichtigungseinstellungen können für jeden Mitarbeiter individuell festlegt und beliebig miteinander kombiniert werden.}


Sofortinfo per SMS oder Telefax

Als Ergänzung zur E-Mail-Benachrichtigung können Sie auch eine gesonderte SMS- oder Telefax-Info aktivieren. Der SMS-Service kann für alle deutschen, sowie auch in Österreich bzw. der Schweiz geschalteten Mobilfunkrufnummern genutzt werden. Eine Telefax-Benachrichtigung ist an alle deutschen Festnetzrufnummern möglich.

Die Benachrichtigungseinstellungen können für jeden Mitarbeiter individuell festlegt und beliebig miteinander kombiniert werden.


Sofortinfo per Pushover

Als Ergänzung zur E-Mail-Benachrichtigung können Sie auch eine gesonderte Pushover-Info aktivieren. Der Pushover-Service kann mit einem iPhone oder Android Smartphone genutzt werden.

Die Benachrichtigungseinstellungen können für jeden Mitarbeiter individuell festlegt und beliebig miteinander kombiniert werden.


Online-Nachrichtenhistorie

Alle in Ihrem Premium-Telefonsekretariat aufgenommenen Gesprächsnotizen werden automatisch auch in Ihrem Online-Kundenlogin bereitgestellt. So können Sie jederzeit auch über den normalen Webbrowser auf Ihre Sekretariatsnachrichten zugreifen.


Onlinekonfiguration aller Einstellungen

Ihre Einstellungen für das Premium-Telefonsekretariat können Sie jederzeit auch per Internet aktualisieren. Loggen Sie sich einfach in Ihrem persönlichen Kundenlogin ein und nehmen die gewünschten Änderungen vor. Sofort nach dem Abspeichern Ihrer Aktualisierungen sind diese schon beim nächsten Anruf für unser Serviceteam ersichtlich.


Notdienstverwaltung (optional)

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen auch einen telefonischen Notdienst anbieten und diesen ebenfalls über das Premium-Telefonsekretariat koordinieren lassen möchten, bieten wir Ihnen die optionale Freischaltung einer speziellen Notdienstverwaltung an. Über dieses praktische Tool können Sie alle vorhandenen Notdienste anlegen und festlegen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt einen Notdienst übernimmt. Die Daten können Sie bereits im voraus planen und jederzeit, z. B. bei kurzfristigen Änderungen, auch individuell anpassen.


Mitarbeiterverwaltung bei Firmen

Je mehr Informationen in Ihrem Premium-Telefonsekretariat hinterlegt sind, desto besser kann der Telefonservice agieren. Dies schließt auch die Angaben über Ihre vorhandenen Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten, deren Kontaktdaten und Zuständigkeiten mit ein.

Gerade wenn Sie uns auch als Ihre Telefonzentrale verwenden, helfen uns diese Angaben bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner und für die Adressierung von eingehenden Rückrufwünschen.

Für eine einfache Verwaltung der Daten können diese von jedem Mitarbeiter über einen persönlichen Login aktuell gehalten werden. Dies schließt auch Angaben über eine vorübergehende (längere) Abwesenheit, deren Dauer und einer ggf. vorhandenen Vertretung wärend der Abwesenheit mit ein.


Persönlicher Ansprechpartner für alle Anliegen

Bei allen Fragen rund um Ihr Premium-Telefonsekretariat steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner in unserer Kundenbetreuung zur Verfügung. Ihr persönlicher Ansprechpartner betreut Sie nicht nur bei der Einrichtung des Telefonservice, sondern steht auch während der gesamten Dauer der Zusammenarbeit als Ihr zentraler Ansprechpartner zur Verfügung.


Jederzeitige Vertragskündigung zum nächsten Werktag möglich

Bei allen Fragen rund um Ihr Premium-Telefonsekretariat steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner in unserer Kundenbetreuung zur Verfügung. Ihr persönlicher Ansprechpartner betreut Sie nicht nur bei der Einrichtung des Telefonservice, sondern steht auch während der gesamten Dauer der Zusammenarbeit als Ihr zentraler Ansprechpartner zur Verfügung.


Unsere Angebote richten sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen (z.B. gewerblich, freiberuflich, öffentlich oder gemeinnützig tätige Unternehmen und Personen). Als Verbraucher gemäß § 13 BGB wenden Sie sich bitte direkt an uns. Soforn nicht anders angegeben, verstehen sich alle Preise zzgl. 19% MwSt.